Forslag til Vedtekter for Vaksdal og Modalen hundeklubb 17.11.2009

KAPITTEL 1

NAVN OG FORMÅL

§ 1      Navn Klubbens navn er Vaksdal og Modalen Hundeklubb, forkortet VMHK

§ 2      Tilknytning VMHK er en selvstendig hundeklubb som for tiden ikke er tilknyttet noen annen klubb. Klubben omfatter alle typer hunder.

§ 3      Formål Klubbens formål er å -          Fremme et ansvarlig hundehold i samfunnet -          Fremme mulighetene for aktivitet med hund

KAPITTEL 2

MEDLEMSKAP

§ 4      Medlemskap              Som medlem kan opptas enhver uberyktet norsk eller utenlandsk statsborger. Styret kan nekte å oppta som medlem person som antas å kunne skade klubben og/eller hundesaken.

§ 5      Medlemskontingent   Kontingenten fastsettes av årsmøtet etter forslag fra styret. Nye medlemmer etter 1.oktober betaler halv pris av årets kontingent. Ved manglene kontingent betaling se §7.

§ 6      Medlemsrettigheter og plikter   Medlemmene har gjennom sitt medlemskap anledning til å delta i VMHK sin virksomhet og alle de tilbud og aktiviteter VMHK legger til rette for.   Medlemmene er forpliktet til å følge klubbens lover, regler og retningslinjer. Medlemmene og særskilt VMHK sine tillitsvalgte forplikter seg til å opptre på en slik måte at klubbens formål og anseelse fremmes.   Medlemskontingenten skal være klubben i hende i rett tid.   Medlem som ikke har betalt skyldig kontingent eller som ikke har regulert annen mulig gjeld i forhold til klubben i riktig tid, har ingen rettigheter i klubben inntil dette er brakt i orden.   Innspill fra medlemmene se §18.

§ 7      Opphør av medlemskap   Medlemskap i klubben opphører ved: a)      utmeldelse b)      strykning besluttet av klubbens styre på grunn uregulert gjeld til klubben c)      stryking på grunn av manglende innbetaling av grunnkontingent til VMHK d)     strykning dersom manglende innbetaling av medlemskontingent for mer enn ett år e)      vedtak om strykning av medlemskap besluttet av klubbens styre

§ 8      Disiplinære reaksjoner   VMHK sitt styre kan advare, anmode om å uttre, foreta begrensinger av medlemsrettigheter, utelukke for begrenset tid eller stryke et medlemskap for begrenset eller ikke begrenset tid. Strykning av medlemskap krever 3/4 flertall av fulltallig styre. (Fulltallig styre er 5 personer, som kan bestå av både faste og varamedlemmer.)   Medlemmer som ikke følger klubbens retningslinjer og lover skal få en advarsel. Denne skal gis skriftlig i form av brev eller epost av leder (ved bruk av epost må en få en bekreftelse på at den er mottatt). Dersom det er snakk om en i styret, skal den signeres av to andre i styret. Dersom det ikke gir noe resultat skal medlemmet blir utestengt fra klubben. Og skal då ha meldingen skriftlig pr rekomandert post

KAPITTEL 3

ORGANISASJON

§ 9      Klubbens organer   a)      Årsmøtet b)      Ekstraordinært årsmøte c)      Styre d)     Andre komiteer som styret oppnevner (eks. stevnekomite/familiedag) e)      Valgkomité

§ 10    Årsmøte   Ordinært årsmøte skal avholdes hvert år innen 28. februar.     Dato for årsmøte   Møtedato skal gjøres kjent for klubbens medlemmer senest 1. desember året før. Frist for å melde saker og kandidater til verv.   Frist for å melde forslag til saker til årsmøte er 31. desember året før.   Forslag på kandidater til verv må være valgkomiteen i hende er 31 desember året før.     Innkalling til årsmøte.   Styret innkaller til årsmøte med minst 4 ukers varsel. Samtidig legges sakslisten ut på VMHK sin internettside.   Sakslisten skal inneholde: ·         Dagsorden. ·         Undertegnet årsberetning. ·         (Undertegnet regnskap med revisors beretning.) Ved innmelding i NKK ·         Forslag til kandidater til valgene. ·         Forslag eller saker som medlemmene eller styret har fremmet. Medlemmer som ønsker sakslisten tilsendt i papirform, kan be styret om dette.     Møte- og stemmerett i årsmøtet har: Alle medlemmer av klubben som har betalt kontingenten for det år årsmøtet avholdes. 1 stemme pr medlemskap.   Kun de oppgitte saker eller forslag kan behandles.   Det kan kun stemmes ved personlig fremmøte     5.      Årsmøtet behandler Møteleder er styreleder, referent er styrets sekretær.  2 medlemmer velges til å undertegne protokollen ·         Årsberetning. ·         Planer for drift og aktivitet året. ·         Regnskap ·         Budsjett for året herunder kontingent. ·         Opprettelse eller nedleggelse av komiteer. ·         Valg av leder. ·         Valg av styre ·         Valg av valgkomité ·         Andre saker som står oppført på dagsorden. 6.    Valg. Leder velges av årsmøtet  for 2 år.   Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. 2 styremedlemmer trer ut hvert år, første gang ved loddtrekning. Styremedlemmene kan stille til gjenvalg.   For alle valg skal man skal etterstrebe at kun 50 % er på valg hvert år.     1.                  Leder: 2år 2.                  nestleder: 2år 3.                  sekretær: 2år 4.                  styremedlem: 2 år 5.                  kasserer: 2 år 6.                  Evt. Varamedlem: 1 år   Andre verv i styret: 1. (NKK kontakt: ved evt. Tilknytning) 3. Webmaster: 4. Kursansvarlig: Har også ansvar for familiedagen. 5. treningsansvarlig Andre verv i klubben 5. Valgkomite: to stk   Oppgavene til leder,nestleder, sekretær, kasserer, kursansvarlig, treningsansvarlig og webansvarlig er definert i kapittel 4 –§ 19    Styremedlemmer må ha fylt 18år. Dersom en vil fritas fra vervet må en sende skriftlig søknad.

§ 11    Ekstraordinært årsmøte   Ekstraordinært årsmøte avholdes hvis styret eller minst 1/3 av medlemmene forlanger det.   Møtet innkalles med minst 14 dagers varsel sammen med angivelse av de saker som skal behandles. Kun de oppgitte saker eller forslag kan behandles.   For møte- og stemmerett gjelder samme regler som for ordinært årsmøte.

§ 12    Styret              Styret består av leder, nestleder, kasserer, sekretær ett styremedlem og evt vararepresentante(r) som alle velges av årsmøtet.   Styret har ansvar for å: a)      Lede klubben mellom årsmøtene. b)      Avholde årsmøte. c)      Drive klubben i samsvar med formålsparagrafen. d)     Gjennomføre beslutninger truffet av årsmøtet herunder vedtatte aktivitetsplaner. e)      Utarbeide og vedlikeholde retningslinjer for  komiteer.   Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder og minst 3 andre medlemmer av styret er tilstede. Styret skal treffes hver 3. måned, dersom det ikke dukker opp hastesaker. En avtaler tid og sted for neste møte før en avslutter et styremøte.   Styret sammenkalles når fungerende leder bestemmer eller når 2 av medlemmene i styret krever det. Det skal føres referat fra styremøtene.  Referatetoffentliggjøres på klubbens internettside.   Inhabilitet: Dersom en er innhabil, skal en ikke delta på avstemmingen. Styret avgjør inhabiliteten.   Taushetsplikt – det som blir drøftet på styremøtene har en taushetsplikt over. Foruten det som kommer på referatet.  En skal ikke gå ut med hvem som stemte imot og hvem som var for , heller ikke begrunnelser o.l

§ 13    Valgkomite   Valgkomiteen består av 2 medlemmer Valgkomiteen velges av Årsmøtet.   Valgkomiteen skal trekke med hele VMHK sin organisasjon i arbeidet for å finne, fremlegge og anbefale kvalifiserte kandidater til VMHK sine tillitsverv som skal besettes under valg på årsmøtet.

KAPITTEL 4

DIVERSE BESTEMMELSER

§ 14    Lovendring   Lovendringer kan kun skje på ordinært årsmøte og må vedtas med minst 2/3 flertall.

§ 15    Oppløsning   For å oppløse klubben kreves det minst ¾ flertall på ordinært årsmøte. Beslutningen må stadfestes på ekstraordinært årsmøte med minst 3/4 flertall.   Ved oppløsning tilfaller klubbens midler Dyrebeskyttelsen.

§ 16     Aktiviteter 1.     Kurs: Kurset skal gå med en deltakeravgift i overskudd. Dette for at klubben ikke skal gå med tap hvis en deltaker blir syk. (styremøte 5.5.09). Attest skal foreligge fra lege eller veterinær dersom pengene skal tilbakebetales. Alle skal ha betalt kurset til kasserer en uke før kursstart (dersom annet ikke er avtalt med instruktør) Betaling = påmelding. Kursansvarlig tar kontakt med kasserer for å sjekke opp i dette. Unntak fra denne regelen skal godkjennes av flertallet i styret. Her kan det være snakk om spesielle kurs, hvor alle kursdeltakere blir enige om at betalingen er bindende uansett grunn. Og betaling en uke før kursstart er absolutt nødvendig.(her får en ikke tilbakebetalt til tross for attester). Kasserer betaler instruktør og andre utgifter. Dette pga regnskapet skal gå opp, og dokumenteres.   Vi skal kunne tilby grunnkurs/valpekurs til medlemmene hver vår/høst. Dersom dette ikke lar seg gjøre, skal det opp i styret (styremøte 5.5.09)   Store annonser bør en prøve å få sponsorer til.     2.       Fellestrening: Flertallet i styret kan bestemme om endring av tidspunkt, ukedag o.l på kort varsel. Evt å avslutte treningene dersom lite oppmøte. Viktig å informere webmester mtp oppdateringer.   3.       Utlån av treningsbane/utstyr: Skal det søkes om til styret. Evt leie og ansvarsbestemmelser tas på styremøte.

§ 17     Sponsing av klubben All søking om sponsormidler skal drøftes i styret. Leder skal signere evt kan leder gi fullmakt til at noen andre skriver under for leder. Dersom vi blir tildelt sponsormidler og det ikke allerede er bestemt hva de skal brukes til, skal dette og tas opp i styret.

§ 18     Innspill fra medlemmene: Dersom medlemmene kommer med et eller annen type innspill, skal dette sendes på e-post til klubben, eller telefon til leder. Leder skal så vurdere om det skal tas opp på neste styremøte, eller kalle inn til hastemøte. E-postadresse er for tiden vmhk@live.no

§ 19    De ulike vervene i klubben sine oppgaver/ansvar:   1.     Leder: Leder har den daglige ledelsen av klubben. Kalle inn til styremøte 4 ganger i året. Lage til saksliste Med disse faste punkta: Gjennomgang referat fra forrige møte Innkommet post Treninger Andre aktiviteter Kurs Økonomi - prioriteringsliste Hjemmeside Diverse Ta vare på all medieomtale Mottar all post, saker eller henvendelser  til klubben,  skal vurdere om det kan vente til neste styremøte, eller om det må kalles inn til ekstraordinært styremøte. Gå jevnlig inn på vmhk@live.no,  og det er kun leder som skal ha tilgang til denne eposten.   2.     Nestleder: Tre inn i leder sin rolle ved sykdom eller andre grunner til frafall. Evt utføre delegerte oppgaver fra leder. 3.     Kasserer: Styre regnskapet og økonomien i klubben. Passe på pengene. Sende ut giro for ny medlemskontigent januar/februar hvert år til medlemmene på lista fra året før. Evt. Nye som har begynt å trene. Oppdatere medlemslista og sende denne til leder. Ha oversikt over hvem som har betalt kursavgift. Holde regnskap for kursene.   4.     Sekretær: Skrive møtereferat innen 14.dager etter at møtet er avholdt. Sende referat ut til godkjenning hos styremedlemmene, før det legges ut på hjemmesiden. Godkjent referat sendes webansvarlig og leder.     Skrive og sende sponsorbrev og ellers andre brev, underskrevet av leder evt innhente godkjenning fra leder til å signere.   5.     Web ansvarlig: Oppdatere jevnlig med nye bilder , resultater eller historier fra medlemmer. Legge ut kursdatoer. (Motta fra kursansvarlig) Legge ut møtereferat (Motta fra sekretær) Legge ut aktivitetsplan motta fra treningsansvarlig Ikke legge ut reklame fra bedrifter, kun sponsorlink og reklame fra andre hundeklubber, dersom det ikke er ”konkurrerende” kurs o.l som vi selv skal arrangere.   6.     Kursansvarlig   Tilby medlemmer valpe- og grunnkurs hver vår og høst Tilby kurs etter ønske dersom det lar seg gjøre Kurs skal annonseres på plakater på butikkene i kommunene. Annonser i lokalaviser bør sponses. Evt. Kan en bruke rubrikkannonse. På alle plakater og annonser skal klubblogo være med (unntatt rubrikk) Annonse/plakat  sendes ut på høring og godkjennes av styret før den blir trykket i avisen/henges opp. Sende reklame om kurs til naboklubbene(for eksempel Voss, nordhordland) Ordne med kurslokale – område. Samkjøre med treninger. Ta kontakt med kasserer en uke 8dersom annet ikke er bestemt) før kursstart for å vite betalingsstatus. Blir det kurs? Prøve å få noen til å ta bilde av kursene. Og sende de til web ansvarlig.  Lage til en kursplan minimum et halv år frem i tid.   7.     Treningsansvarlig Sette opp en liste for datoer og ansvarlige for fellestreninger. Sende denne til webansvarlig.